Довіреність дозволяє довіреній особі діяти від імені довірителя: представляти інтереси, укладати правочини, підписувати договори та заяви тощо. Залежно від суті дії, на яку видається довіреність, вона повинна оформлятися у простій письмовій формі (без нотаріального засвідчення) або у письмовій формі з нотаріальним засвідченням. За загальним правилом, провочини з нерухомістю, транспортними засобами, корпоративними правами, банківськими рахунками та коштами на них можуть здійснюватись лише на підставі нотаріально завіреної довіреності.
Відповідно, перебуваючи за кордоном у довірителя постає питання про те, як оформити довіреність для розпорядження цінним майном?
Якщо людина, перебуваючи за кордоном, хоче завірити довіреність для використання в будь-якій іншій країні, яка відрізняється від її/її місцезнаходження, то вона може зробити це декількома способами:
- Посвідчення у консульстві
- Посвідчення у нотаріуса (офіцера юстиції) з легалізацією
- Посвідчення у нотаріуса з апостилем
- Посвідчення у нотаріуса без апостилю
- Інші способи
1. Посвідчення у консульстві
Довіреність можна посвідчити в консульстві країни, де відповідна довіреність буде використовуватися.
Для цього необхідно уточнити мову, якою має бути довіреність, підготувати проект довіреності (бажано попередньо відправити її на електронну пошту консульства) та особисто з’явитися до консульства для завірення довіреності.
Залежно від країни, можливо, в консульстві видадуть не лише довіреність, а й додаток до неї, який знадобиться в країні застосування довіреності, щоб таку довіреність внесли на підставі цього додатку до реєстру довіреностей. Як наслідок, повірена особа повинна буде подати довіреність та додаток місцевому нотаріусу (іншій уповноваженій особі МінЮсту) для внесення довіреності до електронного реєстру довіреностей.
Жодне додаткове засвідчення такої довіреності (апостиль, легалізація) чи її переклад не потрібні.
2. Посвідчення у нотаріуса
Довіреність можна завірити у нотаріуса за місцезнаходженням довірителя. Рекомендуємо заздалегідь узгодити з нотаріусом мову, якою завірятиметься довіреність, підготувати проект довіреності.
Далі процедура залежить від взаємного визнання офіційних документів між країною, де довіреність посвідчується, та країною, де ця довіреність буде застосовуватись.
Якщо ніякі спрощені процедури не діють (нечаста ситуація), необхідно легалізувати довіреність.
Якщо країни є учасницями Конвенції про скасування легалізації офіційних документів, достатньо поставити апостиль на довіреності, що значно простіше, швидше і дешевше від процедури легалізації документа.
Якщо між країнами діє угода, яка скасовує вимогу завіряти офіційні документи апостилем, тобто, документи визнаються без додаткового засвідчення, достатньо посвідчення довіреності нотаріусом.
2.1. Посвідчення у нотаріуса (офіцера юстиції) з легалізацією
Якщо країна, де довіреність завіряється АБО країна, де ця довіреність буде застосовуватись, не є учасницею Конвенції (список можна перевірити за посиланням), то посвідчення довіреності вимагає легалізації. Наприклад, це стосується такх країн, як ОАЕ, Єгипет.
У такому разі підпис нотаріуса (офіцера юстиції, адвоката) спершу засвідчується в міністерстві юстиції країни, де видано довіреність, а потім у консульстві країни, де довіреність використовуватиметься.
Процедура складна та довга, тому рекомендуємо одразу звертатися до місцевих фахівців за допомогою у легалізації довіреності.
Ще краще – знайти консульство країни, в якій буде використовуватися довіреність і в ньому завірити довіреність.
2.2. Посвідчення у нотаріуса з апостилем
Даний порядок посвідчення документів застосовується до більшості випадків.
Якщо країна, де довіреність завіряється, І країна, де ця довіреність буде застосовуватися, є учасницями Конвенції (список можна перевірити за посиланням), то посвідчення довіреності вимагає лише апостилізації (проставлення апостилю).
Апостиль є запевненням, що відповідний нотаріус має повноваження на конкретну нотаріальну дію і що підпис на довіреності належить саме тому нотаріусу, який посвідчив довіреність.
Апостиль зазвичай проставляється системою міністерства юстиції країни, де посвідчується довіреність.
Тому, звертаючись до нотаріуса краще відразу уточнити, чи не може він самостійно замовити проставлення апостилю, або дізнатися про процедуру такого завірення самим довірителем.
У деяких країнах (наприклад, Бельгія) апостиль оформляється в електронному вигляді, що може спричинити труднощі при застосуванні в іншій країні. Краще це питання також узгодити з юристами країни, де застосовуватиметься довіреність.
2.3. Посвідчення у нотаріуса без апостилю
Якщо між країнами діє угода, яка скасовує вимогу завіряти офіційні документи апостилем, тобто, документи визнаються без додаткового засвідчення, достатньо запевнення довіреності нотаріусом.
Так, наприклад, довіреності, засвідчені нотаріусом у Польщі, можуть використовуватись в Україні без додаткового засвідчення. Наявність такої угоди краще перевіряти в індивідуальному порядку.
Відповідно, на практиці перед посвідченням довіреності у нотаріуса необхідно уточнити:
- Чи не діє спрощена процедура визнання офіційних документів між країною, де довіреність посвідчується, та країною, де вона застосовуватиметься. Якщо ні, то –
- Чи є країни, де довіреність посвідчується та де вона застосовуватиметься, учасницями Конвенції. Список країн-учасниць можна знайти про посилання. Якщо ні, то –
- Знайти підрядників, які допоможуть з легалізацією довіреності або заздалегідь узгодити всю процедуру легалізації у місцевому міністерстві юстиції та консульстві країни, де використовуватиметься довіреність.
- Інші методи
Існують інші способи оформлення довіреностей, як, наприклад, у капітана морського судна, проте це виняткові випадки, і їх краще намагатися уникати.
Інші загальні рекомендації:
– Проект довіреності потрібно узгоджувати з юристами та установами країни, де така довіреність використовуватиметься.
– Погодити мову, якою нотаріус запевнить довіреність. У Німеччині та Австрії допускається завірення довіреності не німецькою мовою, тільки нотаріус робить напис німецькою мовою. Це спрощує та здешевлює процедуру оформлення довіреності.
– За будь-якого виду посвідчення довіреності довіритель повинен з’явитися особисто і пред’явити посвідчення особи (бажано паспорт).
– Якщо довіреність оформлена відмінною від офіційної мови країни, де вона буде використовуватися, переклад краще робити в країні використання довіреності. Вимоги до перекладу краще узгодити із локальними юристами.
Зразок довіреності можна знайти за посиланням.